En una época en la que se puede construir la reputación, o la rotura, por la forma en que los medios cubren su marca, tener una oficina de prensa bien estructurada es esencial para cualquier departamento de relaciones públicas en casa o negocio que busque maximizar su PRS actividades o administrar su imagen pública de manera efectiva.
Una oficina de prensa sirve como centro central para todas las relaciones con los medios, asegurando que la mensajería de una empresa siga siendo consistente, receptiva y estratégica. Ya sea parte de un equipo de relaciones públicas interno o una función dedicada dentro de una organización más grande, una oficina de prensa ayuda a las empresas a responder a las consultas de los medios rápidamente, manejar las comunicaciones de disaster y maximizar la cobertura positiva de los medios. Pero, ¿qué se necesita para establecer una oficina de prensa que realmente entregue?
Este artículo explora las consideraciones clave para establecer una oficina de prensa, desde definir su papel hasta garantizar que tenga las herramientas, procesos y personas adecuadas.
¿Qué es una oficina de prensa?
Una oficina de prensa es el punto de contacto central entre una empresa y los medios de comunicación, responsables de administrar las comunicaciones, manejar consultas de prensa y dar forma a la narrativa pública de la organización.
Dependiendo del tamaño y las necesidades de una empresa, una oficina de prensa puede ser un departamento interno totalmente personalizado y dedicado a las relaciones con los medios o una función más pequeña dentro de un equipo de advertising and marketing o comunicaciones. Independientemente de su escala, su propósito sigue siendo el mismo: garantizar que los mensajes de la compañía sean claros, consistentes y alineados con sus objetivos estratégicos.
Para operar de manera efectiva, una oficina de prensa requiere varios elementos de teclas. Estos incluyen al menos (o un equipo de) comunicadores calificados que pueden redactar comunicados de prensa convincentes, responder a las consultas de los medios y construir relaciones con los periodistas. También debe tener un banco bien organizado de activos multimedia, como imágenes de alta calidad, movies y logotipos de la compañía, listos para su distribución.
Además, una oficina de prensa exitosa mantiene una biblioteca de declaraciones pre-preparadas para posibles problemas que pueden surgir, junto con biografías detalladas de portavoces clave para garantizar mensajes consistentes. Otros materiales esenciales incluyen antecedentes de empresas preescritos, hojas informativas y kits de prensa que se pueden proporcionar rápidamente a los periodistas.
¿Cómo construir una oficina de prensa?
Construir una oficina de prensa requiere una planificación cuidadosa. El primer paso es definir su función central: ¿manejará principalmente las relaciones con los medios, las comunicaciones de disaster o el liderazgo de pensamiento?
Luego, armar el equipo de prensa correcto es essential; Ya sea que se trate de una función más pequeña con un equipo de comunicaciones o advertising and marketing, un oficial de prensa dedicado o un departamento completo, necesita profesionales calificados que puedan crear mensajes convincentes, interactuar con periodistas y administrar consultas de prensa de manera efectiva.
Establecer procesos claros también es clave, incluida la forma en que se manejan las solicitudes de los medios, quién aprueba las declaraciones y cómo se gestionan las disaster. Además, invertir en herramientas esenciales, como una base de datos de contacto con los medios, presionar el software program de monitoreo y un calendario de contenido estructurado, ayudará a optimizar las operaciones. Una buena oficina de prensa también debe desarrollar un banco de activos listos para usar, incluidos comunicados de prensa, biografías del portavoz y materiales visuales, asegurando que pueda responder rápidamente a las oportunidades de los medios.
Entonces, ¿en qué más debería consistir una oficina de prensa digital? Aquí hay 7 cosas que necesitará considerar y compilar para construir una oficina de prensa digital efectiva que permita una digital digital reactivo y reactivo efectivo PRS estrategia.
1. Materiales de prensa escritos
Un componente clave de una buena oficina de prensa es una biblioteca integral de materiales escritos. Estos deben ser recursos de prensa escritos preprovisados y actualizados a los que se puede acceder rápidamente, lo que le permite responder rápidamente a las consultas de periodistas.
Uno de los activos escritos más importantes es un paquete de prensa, que proporciona una visión common de la compañía, su liderazgo y sus mensajes clave. Esto generalmente incluye a un entorno de la empresa, que describe su historia, misión y valores, así como hojas de hechos de productos y servicios que detallan las ofertas en un formato claro y amigable con los medios. Mantener estos materiales actualizados asegura que pueda responder a los medios rápidamente y que los periodistas tengan acceso a la información más precisa y relevante al cubrir el negocio.
Además de los materiales generales de la compañía, una oficina de prensa debe mantener una biblioteca de citas de portavoz preaprobadas y comentarios sobre temas clave de la industria. Estos se pueden usar en comunicados de prensa o proporcionados a periodistas que buscan opiniones de expertos. Las biografías del portavoz también deben estar disponibles, ofreciendo una descripción breve pero impactante de los ejecutivos clave, su experiencia y su experiencia en los medios.
2. Multimedia
El acceso a imágenes y movies de calidad puede ser la diferencia entre asegurar la cobertura de medios de calidad o tener una campaña de relaciones públicas que se caiga. Sin embargo, cuando decimos multimedia, nos referimos a tener algo más que una buena foto de producto esponjoso. Esto significa un gran banco de tomas de estilo de vida, así como imágenes y movies aspiracionales, de alta calidad y estéticamente agradables. Piense en los tipos de historias de relaciones públicas que es possible que ejecute regularmente y asegúrese de tener suficiente para cada ángulo. Asegúrese de que sean lo suficientemente altos para su publicación y una longitud adecuada. Asegúrese de que sus movies estén bien editados, naturales y editoriales en lugar de anuncios en la naturaleza. Lo más possible es que, si tiene una campaña específica en mente, querrá adaptar las multimedia alrededor de eso para que tenga las mejores posibilidades de asegurar la cobertura y los enlaces. Pero siempre es bueno estar preparado para que pueda reaccionar ante noticias entrantes y plazos cortos.
3. Portavos y expertos en medios
Una de sus herramientas de relaciones públicas más valiosas son sus expertos. Son las personas con las que los medios de comunicación querrán hablar o obtener una opinión cuando ocurren grandes desarrollos en su industria. Por lo tanto, look at a sus expertos y organice perfiles escritos en ellos para que esté listo para reaccionar ante la agenda de noticias y proponer a sus expertos para contribuir con las oportunidades de artículos y comentarios antes de la competencia. Primero, esto significa examinar a sus expertos en función del atractivo de los medios y las credenciales. Obviamente, necesita un portavoz que se sienta cómodo hablando o al menos estar en los medios de comunicación. Pero si van a ser una herramienta actual para su estrategia de relaciones públicas, también necesitan tener las credenciales para esa historia. Un error que las personas a menudo cometen es siempre convertir al gran jefe en el portavoz, y aunque eso es obviamente clave para los anuncios de las grandes empresas, no siempre es clave si no son los que tienen la experiencia técnica que los medios están buscando.
4. Recursos adicionales e Intel
Piense cuidadosamente sobre lo que necesitará para ejecutar una estrategia de relaciones públicas efectiva y cuáles son sus activos de relaciones públicas. Estos a menudo pueden incluir:
- Gente clave
- Bibliotecas de medios
- Diseñadores (para campañas LED de noticias o visuales)
- Viabilidad / acceso a la edición / creación de contenido en el sitio
- Acceso a datos (registros internos, bases de datos de clientes de topografía)
- Guías existentes y literatura de advertising and marketing
Tener sus patos seguidos y estos activos a su alcance y fácilmente accesible le ahorrará tiempo en el futuro y ayudará a su estrategia de relaciones públicas digitales a ser más efectivos.
5. Listas de medios
La clave de cada campaña de relaciones públicas es su objetivo de medios. Los periodistas y los creadores de contenido son a quienes necesitas apuntar y querrás pasar el tiempo ajustando a estos para que estés llegando no solo a la publicación correcta, sino también a la persona (o gente) adecuada en esa publicación en el momento adecuado. Idealmente, utilizará herramientas como Roxhill o Cision, pero si está construyendo listas manualmente, es posible que desee bloquear una gran cantidad de tiempo para la investigación del escritorio, buscar en Google y telefonear en los medios de comunicación. Si bien deberá adaptar cada lista de medios para cada historia/campaña, PR es una disciplina de rápido movimiento y es clave que tenga esas listas de medios de referencia que le permitirán acceder rápidamente a los periodistas.
6. Relaciones existentes
No solo piense en quién conoce, sino también en quién conoce su cliente o partes interesadas internas clave. Si han estado en la industria durante mucho tiempo, es possible que conozcan a mucha gente. Mapee quiénes son sus relaciones existentes clave (como empresa) y luego cree un banco de ellas para que pueda usar esas relaciones para su ventaja para crear enlaces y generar cobertura en el futuro. Póngase en contacto con esas personas con anticipación para que sean calientes para cuando las necesite. Por ejemplo, ¿podría agotar los contactos de su industria para obtener valiosos vínculos de retroceso que proporcionarán una elevación de search engine marketing significativa? ¿O esos contactos tienen experiencia y autoridad que no tiene Inhouse, y que podría pedir prestado y aprovechando para ayudarlo a construir historias de relaciones públicas más efectivas y atractivas?
7. Procesos de aprobación
Este puede sonar un poco seco, pero es realmente clave. El tiempo lo es todo, y si no se mueve rápidamente, corre el riesgo de que su historia de relaciones públicas se vuelva irrelevante antes de que se haya firmado. Siempre que sea posible, siéntese con colegas y establezca quién necesita aprobación en los documentos clave que van a la prensa y cuánto tiempo les llevará aprobar esos documentos. Establecer expectativas. Mientras lo hace, enfatice la importancia de la vida del último año y fomente una cultura de pocas enmiendas. Deje en claro que el tiempo es de la esencia. Idealmente, tendrá un contacto clave que responde, pero a veces su historia tendrá que pasar por el molino y ser visto por miles de ojos antes de que se avance. Si este es el caso, piense en hacer sus historias lo más evergreen como sea posible (aunque aún de interés periodístico) y priorice a obtener el inicio de sesión en los documentos con mucha anticipación. De cualquier manera, es bueno establecer expectativas con colegas desde el principio.